OKR mas que un sistema de gestión de objetivos: Un sistema productivo

Se nos ha dicho que saber lo que queremos es fundamental para avanzar y crecer, que para ser exitosos en nuestras vidas es fundamental tener claridad sobre nuestros objetivos, para así avanzar hacia ellos de manera decidida. Pero, si les dijera que centrarnos solamente en los objetivos nos puede llevar a frustraciones, desilusiones e incluso hasta la perdida de nuestra seguridad por forzar nuestro ser hacia algo que quizá aún no haga parte de nuestra de identidad, he aquí la importancia de los sistemas productivos.

Es un inicio un poco catastrófico y apocalíptico para este artículo, pero piénsalo, si tu enfoque está en la meta, por ejemplo bajar 10 kilos de peso, entras en una dieta, una dieta que generalmente es temporal, que incluso puede afectar tu salud y que finalmente no te asegura la perdida de peso, puede hacer que fácilmente pierdas de vista tu meta, o que bajes menos de lo que querías, o que bajes más a un costo de salud que será cobrado por tu cuerpo…. Al final no solo se trata de saber qué se quiere, el objetivo principal debería ser encontrar cómo definir un sistema de ejecución que no sólo produzca resultados sino que nos transforme en lo que queremos ser (sistema productivo), para el caso del ejemplo: una persona mas saludable, alguien fitness o simplemente una persona con una mejor calidad de vida… te aseguro que es mucho más grande que solo perder 10 kilos, adicionalmente, genera un cambio de mindset donde el enfoque es tu mejorar y crecer tu identidad, no la meta.

Lo mismo sucede a nivel corporativo, hacemos planeación estratégica, reuniones de seguimiento, planes de implementación, definición de objetivos a 5, 3, 2, 1 años, pero qué pasa en el camino?, porqué el día a día consume ese trabajo arduo y lo difumina? porqué a pesar de tener todo tan claro y tener las ganas de hacerlo, seguimos envueltos en tareas y actividades tan desfasadas de nuestros objetivos de valor?

La solución que más se ha ajustado para nosotros han sido los OKR´s, pero como en el ejemplo, uno de los errores más comunes es visualizarlos como metas brutas sin interiorizar el proceso, el sistema se vuelve un poco como aquellas dietas que iniciamos a principio de año, pero que dejamos de lado al pasar los días sin resultados.

La manera más tradicional de definir OKRs es como un sistema de gestión de objetivos y resultados clave enfocado en la ejecución de iniciativas de valor, sin embargo teniendo en cuenta el ejemplo anterior, me parece más acertado definirlos como un sistema de liderazgo y protocolo de colaboración para establecer objetivos, generando un contrato social cooperativo enfocado en el equilibrio del largo, mediano y corto plazo con comunicación y transparencia; de tal manera que más allá de una herramienta o metodología, se convierte en un modo vivir la organización desde la cooperación, comunicación y transparencia

Pero entonces, si a nivel básico, es un sistema de gestión de objetivos y resultados clave, porqué razón complejizarle en un concepto abstracto rimbombante? Primero, porque hacerlo dirige el concepto hacia un cambio de mindset, una manera de vivir la organización y segundo, porque el sistema en si no funciona si no lo hacemos parte de nosotros, y este segundo punto es fundamental para que esta metodología y cualquier otra funcione, debemos hacerla parte de nosotros, te cuento algunos beneficios de introducirla en nuestro ser:

1. Efoque
   1. Nos ayudará a focalizar energía propia y del equipo
   2. Genera alineación tanto del equipo como de la organización
   3. Aclara el direccionamiento estratégico haciéndolo digerible
   4. Nos da una visión ampliada de la realidad, clarificando la toma de decisiones 
2. Productividad
   1. Canaliza esfuerzo hacia objetivos, actividades y tareas de valor
   2. Ayuda a ejecutar actividades especificas en la búsqueda de resultados
   3. Orientados hacia los resultados: ejecución, medición y seguimiento
3. Trabajo en equipo
   1. Engrane del equipo conectando la operación como un sistema vivo
   2. Mejora de procesos de comunicación y toma de decisiones
   3. Claridad del qué hacer diario, rompe las cadenas del día a día
   4. Impacto positivo en el clima laboral: motivación, implicación, empoderamiento y responsabilidad
4. Mejora continua
   1. Cultura de crecimiento y adaptación constante
   2. Cambio de paradigma en cómo encarar proyectos y problemas
   3. Apertura hacia el aprendizaje, la experimentación y resilencia
5. Gestión de rendimiento
   1. Constante búsqueda de transparencia entre los equipos y sus managers
   2. Ampliación de las capacidades de comunicación
   3. Conocimiento de los equipos: habilidades, fortalezas, debilidades y puntos de apoyo

Si notas, más allá de entender qué es exactamente OKR´s, podemos con claridad entender que los beneficios que trae son elementos importantes clave y fundamentales para una organización exitosa, así que mejor piensa en ser una organización exitosa y no en implementar OKR, de esta manera nos apoyamos en la identidad corporativa más que en una iniciativa temporal, por que para que OKR tenga el impacto del que numeramos, es fundamental aterrizarlo desde la misma esencia de la compañía, del SER.

He aquí lo parte fundamental del éxito de cualquier metodología, debemos hacerla parte de nosotros, tanto como individuos, como organización, alineando profundamente nuestro propósito y valores buscando transcender nuestra identidad.

Así que las primeras preguntas antes de iniciar este tipo de procesos es:

• Realmente estamos dispuestos a generar espacios de transparencia y comunicación abierta entre equipos? 
• Estamos en disposición de modificar hábitos y rutinas en los equipos buscando alinear prioridades?
• Estamos conscientes que el proceso de toma de decisiones cambiará y estoy dispuesto a asumirlo, empoderando equipos y descentralizando decisiones?

Espero seas tan sincero como puedas, y te respondas esto más que con el deseo, con un profundo análisis de tu situación, del conocimiento del equipo y del momento de la compañía, ya que las respuestas a esas preguntas pueden cambiar radicalmente el funcionamiento de tu compañía (para bien!)

Adicionalmente esta alineación entre propósito, valores e identidad debe engranarse con el pensamiento estratégico y táctico que es donde empieza a aparecer OKR como una metodología que ayuda a traducir estrategia en acciones y resultados específicos de valor, dándonos una perspectiva de largo plazo apoyados con la misión y la visión, aterrizando objetivos y resultados clave anuales que dirigirán nuestra estrategia apoyando accionables trimestrales, bimensuales, o mensuales (según los equipos definan su proceso de avance) la táctica con que se llevará acabo la consecución de captación de valor.

Sin embargo hasta este momento, OKR´s , no dejan de ser un modelo de planeación, traducido a acciones con una seria de objetivos y metas en mente, lo cual nos centra de nuevo en nuestro ejemplo del peso, si solo nos enfocamos en los objetivos como meta sin dar un proceso en medio que apoye la consecución de resultados, estaremos inmersos en una dieta temporal para nuestra compañía que finalmente puede no llegar a nada.

Para cambiar esta situación debemos encarar este problema desde otro punto de vista, no tanto desde la administración organizacional o desde el negocio, sino desde el lado humano y enfocarnos en generar cambios de conducta, la conducta moldea nuestra identidad y nuestra identidad es la que puede materializar el cambio hacia una realidad diferente y positiva, porque en realidad no importante tanto la metodología o la dieta que queramos hacer, lo que realmente importa es cómo nos vemos a nosotros, qué queremos de nosotros, o en este caso, qué queremos de nuestra compañía?

Para ello, y apoyándonos en el libro de Hábitos atómicos, debemos comprender que el cambio de conducta es como una cebolla con tres niveles:

Proceso de cambio de conducta y sus capas

Si nuestro enfoque es solo de resultados es decir lo que obtienes, como por ejemplo perder peso, una meta de ventas, cerrar clientes… nuestro proceso de cambio de conducta será temporal y superficial, generalmente este tipo de enfoque basa su medida de esfuerzo en la pasión o emoción del momento.

Si avanzamos y nos centramos en los procesos, es decir en lo que hacemos, aquí entra las metodologías ágiles, Funnel de conversión de clientes, OKR´s… sobre este nivel ya estamos entrando en cambios de hábitos y sistemas, lo cual conlleva a consecución de resultados de mayor valor y más sostenidos, pero que si no se refuerzan podrían perderse en el camino si no hacen parte de nuestra identidad porque requieren esfuerzo en disciplina, consistencia y determinación 

Finalmente, si nuestro enfoque es de identidad, es decir en lo que creemos, estaremos impactando nuestra visión de mundo, nuestra imagen propia, nuestros propósitos como compañía, nuestro sistema de creencias, lo cual conlleva a un cambio de conducta perdurable y sostenible; ahora, asociar este cambio desde la identidad con procesos, conlleva a una transformación con esfuerzo centrado en disciplina y consistencia, ya que la determinación ira directamente asociada a nuestra imagen propia haciendo natural el movimiento.

He aquí el punto de inflexión frente a entender a OKR como un método de gestión de objetivos o  como un sistema productivo, insistir solo en los objetivos y resultados conlleva un cambio temporal y superficial, mientras que pensar en OKR como un sistema productivo nos impulsa a entenderlo desde el proceso que nos lleva a ser eficientes y efectivos, algo que impacta directamente la identidad, ser productivos para entregar y recibir valor.

Pero entonces qué es un Sistema productivo?, desde la Ingeniería Industrial se entienden como los elementos necesarios que permiten que la materia prima se convierta en producto terminado listo para consumo, esto incluye, estilo de administración o gestión, procedimientos, materiales, herramientas, tecnologías, equipos, personas etc, dependiendo cada compañía su sistema productivo se ajustará al modelo de negocio donde en general se aterrizan sobre 3 etapas: Entrada, transformación y salida.

Bajo esta definición también se desprenden 4 tipos de sistemas productivos de manera general:

1. Producción de trabajo: caracterizados por desarrollar un solo tipo de producto por cada proceso de transformación sin un determinado flujo operacional.
2. Producción de flujo continuo: el objetivo principal de este sistema es maximizar la producción y, a la vez, reducir los costes que conlleva detener e iniciar procedimientos.
3. Producción en masa: se enfoca en producir un gran volumen de productos idénticos dentro de una misma línea de producción; sin embargo, no se realiza de forma continua.
4. Producción por lotes: se enfocan en la estandarización; pero la cantidad de productos fabricados es limitada, a diferencia de los procesos en masa y de flujo lineal, y la participación tecnológica suele ser menor.

De tal suerte que entender OKR´s como un sistema productivo nos invita a ver los objetivos y metas como una guía o gps de acción y no como un fin en si, ya que lo importante es el proceso y sus etapas: entrada (Objetivos), transformación (resultados clave) y salida (generación y captación de valor).

Si quieres conocer un sistema productivo enfocado en la ejecución de tareas, te invitamos a leer “Tiempo y productividad: así llegarás más rápido a cumplir con tus objetivos diarios” es un ejemplo perfecto de cómo pasar de una lista de tareas a ejecutar priorizadamente entorno al valor.

Pero, porqué centrarnos en sistemas y no en objetivos? 

Como lo comentamos anteriormente, los sistemas están asociados a los procesos, pero para que sean sostenibles y perdurables deben estar alineados con nuestra identidad, de tal manera que sin importar el objetivo, tenemos una maquina que genera resultados asociados a nuestros propósitos.

Así que el centro de la discusión y sobre todo de la priorización en OKR´s, más allá de definir buenos objetivos y resultados clave, se encuentra en centrarnos en qué hábitos y rutinas nos encaminan a la acción, el movimiento y sobre todo a la ejecución consciente de tareas de valor. (Asociemos hábitos y rutinas a nivel corporativo con procesos y procedimientos). 

Está visión consciente, rompe el día a día, nos enfoca en entregar y generar valor, pero necesitamos disciplina, consistencia y determinación + que pasión y un enfoque a mediano, largo plazo.

Cierro este artículo, agradeciendo e invitando a todo el que haya llegado hasta acá a ver los sistemas productivos como un Growth mindset changer, los cuales permiten a nuestro cerebro aprender,  moldearse y adaptarse a las condiciones siendo el fracaso una condición no permanente y simplemente un paso mas hacia la meta, a interiorizar los sistemas de manera consciente desde la disciplina, la consistencia y la determinación.

Si te interesaría participar en un proceso de transformación de tu compañía mediante OKR, escríbenos y te acompañamos desde la transferencia de conociendo, entrenamiento en metodologias, certificaciones e implementación. Estamos para apoyarte en los procesos de transformación.