Tiempo y productividad: así llegarás más rápido a cumplir con tus objetivos diarios

La herramienta perfecta para sumarla a nuestro trabajo diario, con el objetivo de romper los ciclos del día a día y enfocarnos en lo importante, mejora la gestión de tu tiempo y desarrollo un sistema de productividad, este artículo está basado en el libro Organízate con eficacia GTD de David Allen.

Queremos que nuestros equipos y colaboradores trabajen de manera más productiva y eficiente, queremos obtener los mejores resultados con los recursos disponibles para cumplir objetivos, deseamos crecer a buen ritmo al tiempo que cumplimos metas, sin embargo, estamos facilitando las herramientas necesarias para que nosotros, nuestros equipos y colaboradores alcancen los objetivos propuestos?

Todos queremos resultados, cumplir objetivos, esperamos desde cualquier punto de negocio crecer y optimizar el máximo las capacidades del equipo para llegar a las metas propuestas, es válido para gerentes, administradores, dueños de negocio, supervisores, colaboradores, etc, sin embargo llegar a la meta no resulta tan fácil, es más, precisamente estamos trabajando todos los días para crecer y mejorar con el objetivo de cumplir nuestras metas y propósitos.

Por fortuna, al ser un problema que compartimos muchos, ha sido ampliamente estudiado desde diferentes maneras de abordar esta disyuntiva, hoy quiero compartir con todos una de esas aristas sobre la cual creo y aplico en mi día a día.

No es otra cosa que el método Getting Things Done o como se conoce comúnmente: método GTD, el cual está enfocado en organizar tareas, permitiendo centrarse en lo que se debe realizar y la optimización de tiempo.

Para llegar a dominar GTD necesitas darle dos dimensiones a compromisos, proyectos y actividades:

1. Horizontal: mantener coherencia entre todas las actividades en las que participas.
2. Vertical: administrar múltiples proyectos para priorizar en función de la necesidad.

Getting Things Done, GTD o cómo se define en español Organízate con eficacia consta de 5 sencillos pasos que podemos adoptar en nuestra vida y con nuestros equipos:

Capturar: divide y venceras

Nuestro cerebro está diseñado para resolver problemas, sin embargo, es mucho mas sencillo ver los problemas como un todo a entenderlos como un sistema que a través de pasos puede resolverse, a esto se refiere Agile cuando impulsa a fraccionar proyectos para atacarlos de manera particular para llegar a una meta o resolver un problema.

De la misma manera, clarificar nos permite focalizar y darnos un contexto completo sobre a qué nos estamos enfrentando, debemos tener definido un proyecto y sus objetivos, con esto hecho, se debe hacer una lista completa de todo aquello que consideramos puede requerirse para completarlo y llevarlo a éxito, buscando la optimización de tiempo.

De ésta manera se tendrá claro el desafío que se enfrenta, permitiendo ubicarse y saber dónde están, esto provocará que el cerebro pueda concentrarse de manera efectiva y logremos una optimización de tiempo.

Clarificar: prioriza y venceras

Seguramente si han llegado hasta aquí es por que tienen una lista bien nutrida de ToDo´s y ahora es tiempo de ponerse en marcha para tomar acciones concretas sobre cada una, sin embargo, antes de poner manos encima, detengámonos un momento, pensemos: por cuál se empieza? Cuál(es) es(son) prioritaria(s)? Hay algo urgente? 

Es muy importante tener claro como se clasifica cada uno de los puntos de la lista para poder definir cómo será abordado, para esto existe un método supremamente simple, inicia clasificando la lista de la siguiente manera:

Importante y urgente, importante y no urgente, no importane y urgente, no importante y no urgente

De esta manera ya puedes tener un camino para iniciar el ataque a la lista de manera productiva donde la optimización de tiempo es la clave, ya que recuerda que clarificar no significa hacer todas las tareas de la lista, sino identificar dónde pertenecen, qué son, qué vas a hacer con ellas y qué representan.

Obviamente el objetivo de GTD es que puedas finalizar la mayor cantidad de tareas de manera organizada y óptima, en este punto enfócate primero en todo aquello que no necesita o que se puede realizar de manera más rápida (tareas de no mas de 5 minutos), delega las demás tareas que consideres pueden ser realizadas por tus compañeros, finalmente solo ten en lista aquellas tareas o actividades realmente importantes y de valor para el proyecto.

Reglas adicionales:

1. Define una prioridad y ve por esas tareas ubicándolas en la cima de la lista
2. Genere acciones sobre cada tarea o actividad de manera independiente y una a una
3. Enfócate no tener que volver a listar la tarea, tu micro objetivo del momento siempre será finalizar dicha tarea

Organizar: clasifica y venceras

En la sección anterior logramos tener una lista priorizada de actividades, ahora es tiempo de darle un orden lógico o gráfico para  que nuestro cerebro pueda entender a qué pertenece cada una.

Existen muchas maneras de clasificar tareas: por proyecto, personal, llamadas, áreas, objetivos, categoría, etc, será como el clásico método de ordenar archivos en carpetas, depende mucho de la lista, del objetivo a lograr, podemos alimentar un poco mas este concepto con metodologías ágiles como scrum, kanban o agile para enmarcarlas en situaciones especificas y poder clasificarlas en espacios precisos, ejemplo: 

Agregando un poco de complejidad sin que esto llegue a convertirse en física cuántica, podemos tener una visión a mucho mas alto nivel de nuestros objetivos mediante OKR´s, donde podremos definir objetivos y resultados clave para llevar a puerto dichos objetivos, estos resultados claves serán una manera de dividir objetivos para atacarlos de manera organizada y consciente, por otro lado cada resultado clave lo podríamos dividir en tareas o actividades que son la base del artículo y donde pertenece GTD, de esta manera no solo tendrás una visión estratégica de a dónde quieres llegar, sino que al tiempo sabrás exactamente cómo debe alcanzarse y qué debe hacerse (GTD) con métricas y KPI´s que nos permitirán medir, esto lo veremos un poco más adelante.

Revisar: mide y venceras

El propósito de GTD es mantener el cerebro enfocado en lo que debes hacer, en ayudarte a encontrar un modelo de productividad que permita llegar más lejos, por esto, es muy importante no solo listar las tareas, darles un sentido de prioridad y organizarla; es momento de ubicarlas donde siempre las puedas ver, no para generar stress sino para que puedas estar ubicado y lograr ejecutar de manera óptima, refinada y productiva.

Primero, es necesario que gráficamente puedas ubicar las tareas para poderles dar seguimiento y sobre todo tenerlas presentes, mi consejo es que esas tareas estén ubicadas en un calendario al cual pueda acceder, aunque me ha venido funcionando muy bien utilizar gestores de tareas como Reminders de apple y un app minimalista como Tweek.

Segundo, es fundamental crear una rutina para la revisión del estado de las tareas en periodos específicos, en este momento, me apoyo de nuevo en scrum para comentar 5 de sus artefactos y como podemos ajustarlo a nuestro día a día:

Sprint planning: enfocado en definir y planear el plan de trabajo, para nuestro GTD seria el proceso de capturar, clarificar y organizar

Daily: es una stand meeting de 15 min para revisar el estado diario con el equipo, para nuestro GTD lo podemos llevar a una revisión diaria del calendario, con el objetivo de enfocarse en las actividades del día

Sprint review: reunión periódica para hacer un balance de los entregables y su estado, para nuestro GTD puede verse como una revisión semanal del estado de tareas para poder entender y crear un balance en lo que se ha hecho, lo que no y sobre todo hacer el análisis de qué mejorar. Esto ayudará a crear hábitos sanos en términos de productividad.

Retrospectiva: espacio de reflexión para evaluar como estuvo el sprint, para nuestro GTD será también un momento de reflexión y toma de decisiones sobre prioridades, organización y método

Refinamiento: ajuste del sprint para obtener mejor resultado, para nuestro GTD será el momento decisivo en que vamos a evaluar cómo nos ha ido en la ejecución, carga de tareas, priorización, inconvenientes, etc, con el objetivo de poder optimizar nuestra lista de tareas, limpiarla u organizarla mejor para la siguiente semana.

Tercero, mide todo lo que puedas, para esto introduzco un término adicional, pomodoro, con ésta técnica se pueden definir lapsos de tiempo específico para la ejecución de tareas, de tal manera que durante esos lapsos de tiempo definidos estemos enfocados en una tarea, recordemos, nuestro objetivo es lograr finalizar todas las tareas, con este método, lo hacemos de manera enfocada.

Con pomodoro se logra identificar cuánto tiempo se está gastando en una tarea especifica y a qué le estas dando mas tiempo, aunque para serles sincero estoy encontrando que mas allá de dividir espacios de tiempo para generar tareas, enfocarse de manera continua tiene mayor impacto, en otro post hablaremos del tema.

Por otro lado  se puede crear sistema propio de KPI´s para ir midiendo en términos de indicadores el avance en términos del proyecto que se esté enfrentando, de esta manera y con el punto anterior sobre Revisar, se logra optimizar todo el proceso para obtener mejores resultados.

Actuar: finaliza y venceras

Volvemos al inicio, queremos mejorar, queremos sacar mas provecho de nuestro tiempo, queremos llegar más lejos… eso solo se logra con acción y consistencia, así que, manos a la obra y a actuar decididamente para atacar organizadamente la lista de tareas, reflexiona para mejorar el proceso, esto es como un vestido, a pesar que hay un molde depende mucho de tu cuerpo, de tu talla, de ti.

Enfocarse y actuar requiere un compromiso verdadero y personal, es un estado de decisión que se convertirá en hábito que logrará romper las cadenas de procrastinación en que muchos estamos atrapados.

Por otro lado, la mejor recompensa del actuar es el resultado, es maravilloso el poder de centrase en los resultados cuando empiezan a ver cambios o avances de valor sobre nuestra actuar y proyectos, esto no es solamente un método para hacer mas, esto es una manera de ayudarnos a SER más, a enfocar nuestra energía y obtener de manera consciente y precisa lo que realmente queremos, no lo que nos toca, serás una persona productiva, que crea y que hace que las cosas pasen.

Para finalizar, organizarse con eficacia o GTD es un camino de ida, no es el único, ni tampoco es un proceso aislado, como vimos, se puede combinar con otras metodologías que lograrán potenciar el foco en el resultado.

GTD puede transformar, ayudar a crear hábitos, a finalizar proyectos, a llevar a cabo sueños que quizá teníamos por ahí volando y no sabíamos por dónde empezar, pues ahora, podemos empezar, podemos organizar y sobre todo podemos hacer que las cosas pasen, ser creadores de nuestro propio futuro.

Gracias por llegar hasta acá, te deseo éxito y un buen camino para que definas tu propio sistema productivo.